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合同信息管理制度

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由于招标采购合同在签订和履行中往来函件和资料非常多,故合同管理系统性强,必须实行档案化、信息化管理。首先应建立文档编码及检索系统,每一份合同、往来函件、会议纪要和图纸变更等文件均应进人计算机系统,并确立特定的文档编码,根据计算机设置的检索系统进行保存和调阅;其次应建立文档的收集和处理制度,有专人及时收集、整理、归档各种招标采购信息,严格信息资料的查阅、登记、管理和保密制度。例如,招标采购工程项目全部竣工后,应将全部合同及文件,包括完整的工程竣工资料、竣工图纸、竣工验收报告、工程结算和决算等,按照国家《档案法》及有关规定,建档保管;最后应建立行文制度、传送制度和确认制度,合同管理机构应制定标准化的行文格式,对外统一使用,相关文件和信息经过合同管理机构准许后才能对外传送。一旦经由信息化传送方式传达的资料需由收到方以书面的或同样信息化的方式加以确认,确认结果由合同管理机构统一保管。

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